Organizasyon yapısı

SAP'de her şeyin bir adresi var

Bir mektup gönderirken adres yazarsın: ülke, il, ilçe, sokak, kapı numarası. SAP'de de her veri ve her işlem bir adrese bağlıdır. Depodaki bir motor stoğu, "hangi şirketin, hangi fabrikasının, hangi deposunda?" sorusunun cevabıyla birlikte tutulur. Bu adresin parçalarına organizasyon birimleri (organizational units) denir.

Organizasyon birimlerini günlük kullanıcılar yaratmaz. SAP projesinin başında danışmanlar şirketin yapısını inceler ve bu birimleri özelleştirme (customizing, SPRO) ekranlarında bir kez tanımlar. Sonrasında yıllarca neredeyse hiç değişmezler.

Marmara Ev Aletleri'nin yapısı şöyle:

Şemayı yukarıdan aşağıya okuyalım.

Mandant: sistemin içindeki ayrı dünya

Mandant (client), en üst seviyedir. Bir SAP sistemi içinde kendi ana verisi, belgeleri ve kullanıcıları olan, diğerlerinden tamamen ayrılmış bir veri alanıdır. SAP'ye girerken kullanıcı adı ve şifrenin yanında mandant numarası da istenir.

Bizim mandantımız 100. Simülatörde menü çubuğunun sağ ucunda S4L (100) yazar: S4L sistemin adı, 100 ise mandant numarasıdır. Aynı bilgi durum çubuğunun sağında da görünür.

Gerçek şirketlerde genellikle üç ayrı sistem bulunur: geliştirme, test ve üretim (canlı). Geliştirme sisteminde birden fazla mandant olabilir; ör. biri ayar yapmak, biri deneme yapmak için. Test mandantında yaratılan bir sipariş canlı sistemde asla görünmez.

Şirket kodu: kendi defterini tutan tüzel kişilik

Şirket kodu (company code), kendi bilançosunu ve gelir tablosunu çıkaran, yasal olarak bağımsız birimdir. Türkiye'de vergi numarası olan bir A.Ş. veya Ltd. Şti. gibi düşünebilirsin.

Her muhasebe belgesi tam olarak bir şirket koduna aittir. Bu yüzden muhasebe belgesi görüntüleme ekranı FB03 belge numarasının yanında şirket kodunu ve mali yılı da gösterir. Hesap planımız Tek Düzen'e göre kuruludur: 150 İlk Madde ve Malzeme hesabı sistemde 15000000, 320 Satıcılar hesabı 32000000 numarasıyla durur.

Grup ileride bir ihracat şirketi kurarsa, bu şirket aynı mandant içinde yeni bir şirket kodu (ör. 2000) olarak açılır; kendi defterini, kendi vergi numarasıyla tutar.

Tesis: üretimin ve stoğun yapıldığı yer

Tesis (plant); fabrika, depo veya dağıtım merkezi gibi fiziksel bir yerleşkedir. Malzemeler tesiste üretilir, planlanır ve stoklanır. Her tesis tek bir şirket koduna bağlıdır, bir şirket kodunun ise birden fazla tesisi olabilir.

• 1100 Manisa Fabrika: Tüm üretim burada yapılır.
• 1200 İstanbul Dağıtım Merkezi: Marmara bölgesindeki bayilere yakın bir dağıtım deposu.

Burada önemli bir kural var: malzeme ana verisinin planlama, satınalma ve muhasebe bilgileri tesis bazında tutulur. Bir malzeme bir tesiste kullanılmadan önce o tesis için açılmalı, SAP deyimiyle genişletilmeli (extend). Veri setimizde malzemeler yalnızca 1100 için açılmış. Kendin dene: MM03 · WM-7000 · tesis 1200 bağlantısına tıkla. Durum çubuğunda "Malzeme WM-7000, tesis 1200 için yaratılmamış" hatasını görürsün. Tesis alanını 1100 yapıp Enter'a bastığında malzeme açılır.

Stokların parasal değeri de tesis seviyesinde tutulur. S/4HANA'da buna değerleme seviyesi denir ve Türkiye'deki şirketlerin çoğu değerlemeyi tesis bazında yapar.

Depo yeri: stoğun durduğu raf

Depo yeri (storage location), bir tesis içindeki stok alanıdır. Kural kısaca şudur: stok miktarı depo yeri seviyesinde, stok değeri tesis seviyesinde tutulur.

Manisa fabrikasının beş depo yeri var: 0001 Hammadde Deposu, 0002 Hat Besleme (PSA), 0003 Mamul Deposu, 0004 Karantina / Kalite ve 0005 Yedek Parça Deposu. İstanbul'da tek depo yeri bulunur: 0001 Dağıtım Deposu.

Depo yeri kodu yalnızca kendi tesisi içinde anlamlıdır. 1100'deki 0001 ile 1200'deki 0001 tamamen farklı yerlerdir. Bu yüzden depo yeri her zaman tesisle birlikte söylenir: "1100 / 0001".

Kuralın güzel bir sonucu var: hammaddeyi 0001'den 0002'ye taşıyan 311 hareketi muhasebe belgesi oluşturmaz. Malzeme aynı tesiste kaldığı için şirketin stok değeri değişmez, sadece yeri değişir.

Stoğun bu adreslere nasıl dağıldığını görmek için MMBE · RM-MOTOR-UNI bağlantısını aç. Ağaç yapısı şemadakiyle aynıdır: tüm şirketler, 1000 şirket kodu, 1100 tesisi ve altında 0001 ile 0002 depo yerleri.

Satınalma organizasyonu ve satınalma grubu

Satınalma organizasyonu (purchasing organization), tedarikçilerle koşulları pazarlık eden ve yapılan alımlardan sorumlu birimdir. Bizde tek bir tane var: 1000 Marmara Merkez Satınalma. Merkezi çalışır, yani iki tesis için de o satın alır. Tedarikçinin satınalma verileri (ödeme koşulu, sipariş para birimi) ve bilgi kayıtlarındaki fiyatlar satınalma organizasyonu bazında tutulur. Satınalmasını fabrika fabrika ayrı yapan bir şirketin her tesis için ayrı satınalma organizasyonu olabilir.

Satınalma grubu (purchasing group) ise tam anlamıyla bir organizasyon birimi değildir; işi yapan satınalmacıyı veya ekibi gösterir:

Satınalma grubu malzemenin satınalma görünümünde yazılıdır. Motorun grubu 102 olduğu için motor siparişleri otomatik olarak Mehmet Kaya'nın sorumluluğuna düşer.

Satış alanı: satış organizasyonu, dağıtım kanalı, bölüm

Satış tarafında üç parça birlikte kullanılır ve hep beraber satış alanı (sales area) adını alır:

• Satış organizasyonu (sales organization): 1000 Marmara Yurt İçi Satış. Satıştan ve müşteriye karşı yükümlülüklerden sorumludur.
• Dağıtım kanalı (distribution channel): 10 Bayi / Perakende ve 20 Kurumsal. Ürünün müşteriye hangi yoldan ulaştığını gösterir.
• Bölüm (division): 00. Ürün grubunu ayırır; 00 genellikle "bölümler arası" anlamında kullanılır.

Müşterilerimiz 1000 / 10 / 00 satış alanında tanımlıdır. WM-7000'i MM03'te açıp Satış sekmesine bakarsan satış organizasyonu 1000, dağıtım kanalı 10, teslim eden tesis 1100 ve liste fiyatı 18.900 TL bilgilerini görürsün. Ayrıntıları SD modülünde işleyeceğiz.

Masraf yeri: maliyetin doğduğu yer

Masraf yeri (cost center), maliyet muhasebesinin (CO) birimidir ve "bu masraf nerede oluştu?" sorusunu cevaplar. Tüzel bir kimliği yoktur. Gerçek SAP'de masraf yerleri bir kontrol alanına (controlling area) bağlıdır.

Her üretim iş yeri bir masraf yerine bağlıdır: PRES01 4110'a, MONT01 ve MONT02 4160'a. Bakım ekibi her cuma pres hattı için hidrolik yağ çıktığında bu tüketim 4110 Sac Pres masraf yerine yazılır. Ay sonunda "pres hattı bakım malzemesine ne harcadı?" sorusunun cevabı buradan gelir.

Bu birimler neden bu kadar önemli?

Organizasyon birimleri, ekranlarda sürekli karşına çıkacak: