Ana veri ve hareket verisi

Bir siparişin anatomisi

Satınalmacı Mehmet Kaya, Bursa Elektromotor'a 200 adet üniversal motor siparişi veriyor. Sipariş ekranında yazdığı bilgiler şunlar: satıcı numarası 17300003, malzeme RM-MOTOR-UNI, miktar 200 ve teslim tarihi. Toplam dört bilgi. Sipariş kaydedildiğinde ise belgede onlarca bilgi bulunur. Bunlar nereden geldi?

Mehmet Bey dört alan doldurdu; gerisini sistem önceden tanımlanmış kayıtlardan getirdi. İşte SAP'nin en temel ayrımı: bir yanda bu önceden tanımlanmış, kalıcı kayıtlar, yani ana veri; diğer yanda her iş olayında oluşan belgeler, yani hareket verisi.

Ana veri: kalıcı, paylaşılan, az değişen

Ana veri (master data), şirketin uzun süre var olan iş nesneleri hakkındaki bilgidir. Bir kez yaratılır, binlerce belgede tekrar tekrar kullanılır ve nadiren değişir. Veri setimizdeki başlıca ana veri nesneleri:

Birkaç not:

• Malzeme ana verisi departmanlara göre görünümlere (views) ayrılır: temel veri, satınalma, MRP, muhasebe gibi. Tek bir malzeme kaydı depoya, satınalmaya, planlamaya ve muhasebeye aynı anda hizmet eder.
• Bilgi kaydı, bir malzeme ile bir tedarikçi arasındaki ilişkiyi tutar: net fiyat, planlanan teslim süresi, standart sipariş miktarı. Siparişteki fiyatın otomatik gelmesi buradan.
• Rota, bir ürünün hangi iş yerlerinde, hangi sırayla ve ne kadar sürede yapılacağını söyler. WM-7000'in ana montaj operasyonu adet başına 24 dakika işçilik öngörür.

Hareket verisi: her olay bir belge

Hareket verisi (transactional data), iş olaylarının kaydıdır: bir sipariş verildi, mal geldi, fatura kaydedildi, makine üretildi. Her olay bir belge olarak saklanır ve her belgenin bir numarası, tarihi ve onu kaydeden bir kullanıcısı vardır.

İkisini yan yana koyalım:

Sipariş gibi bazı belgeler kaydedildikten sonra da değiştirilebilir, ama SAP her değişikliği kimin, ne zaman yaptığıyla birlikte loglar.

Belge, ana verinin o anki fotoğrafını taşır

Bir belge yaratıldığında ana veriden gelen bilgiler belgeye kopyalanır. Sonradan ana veri değişse bile eski belge değişmez.

Veri setimizde bunun canlı bir örneği var: motor ve elektronik parça fiyatları haftalar içinde hafifçe arttı ve bilgi kayıtları her siparişte son fiyatla güncellendi. Ama on hafta önceki siparişler, verildikleri günün fiyatını korur. "F4 değer yardımı ve raporlar" dersinde ME2N raporuyla Bursa Elektromotor'un siparişlerini tarih sırasıyla listelediğinde net fiyatın nasıl değiştiğini kendi gözünle göreceksin.

Bu kuralın önemli bir sonucu var: ana veriyi düzeltmek, o hatalı veriyle açılmış belgeleri düzeltmez. O belgelerin tek tek elden geçirilmesi gerekir.

Ana veri kalitesi: çöp girerse çöp çıkar

Ana veri binlerce belgede kullanıldığı için tek bir hata da binlerce kez tekrarlanır. Bilişimdeki eski sözü hatırla: "Garbage in, garbage out." Fabrikada bunun nasıl görüneceğine bakalım:

1. Eksik satınalma görünümü. Ürün mühendisliği yeni bir kapak kilidi malzemesi açmış, ama yalnızca temel veri ve MRP görünümleriyle. Ayşe Demir siparişi kaydetmek istediğinde durum çubuğunda kırmızı bir hata çıkar: "Malzeme ... için satınalma görünümü yok (MM01 ile genişletin)". Sipariş gecikir, montaj hattı kilitsiz kalabilir.
2. Yanlış temel ölçü birimi. Paslanmaz sac kilogramla yönetilir; ürün ağacında tambur başına 4,2 kg yazar. Malzeme "adet" ile açılsaydı ürün ağacı, MRP, satınalma ve sayım birbirini tutmazdı. Daha kötüsü, SAP stoğu veya açık siparişi olan bir malzemenin temel birimini değiştirmeye izin vermez; hata ancak stoklar ve belgeler temizlendikten sonra düzeltilebilir.
3. Yanlış malzeme türü. Koli bir ambalaj malzemesidir (VERP) ve stok değeri 15000100 Ambalaj Malzemeleri hesabına yazılır. Biri koliyi hammadde türünde (ROH) açsaydı, her mal girişi 15000000 İlk Madde ve Malzeme hesabına gider ve bilançodaki stok dağılımı yanlış olurdu.
4. Yanlış teslim süresi. Almanya'dan gelen inverter motorun planlanan teslim süresi 25 gündür. Buraya 5 gün yazılsaydı MRP siparişi 20 gün geç önerir, motor zamanında gelmez ve WM-9000 hattı dururdu.
5. Mükerrer tedarikçi. Aynı firma iki kez yaratılırsa ("Bursa Elektromotor" ve "Bursa Elektro Motor San.") faturalar ve ödemeler iki hesaba bölünür, tedarikçi bakiyesi ve satınalma hacmi yanlış görünür. Bu yüzden yeni kayıttan önce mutlaka arama yapılır ve Türk tedarikçilerde vergi numarası zorunludur.

S/4HANA'da iş ortağı (BP)

Eski SAP ECC'de tedarikçiler (XK01) ve müşteriler (XD01) ayrı işlemlerle, ayrı tablolarda tutulurdu. S/4HANA'da ikisi tek bir nesnede birleşti: iş ortağı (business partner, BP). Bir firma bir kez yaratılır; adı, adresi ve vergi numarası tek yerde durur. Firmanın şirketimizle ilişkisi rollerle tanımlanır:

Bize ambalaj satan bir firma aynı zamanda hurda kartonlarımızı satın alıyorsa, tek bir iş ortağına hem tedarikçi hem müşteri rolü verilir; adres değiştiğinde tek yerde güncellenir. S/4HANA'da XK01 veya XD01 çağrıldığında sistem kullanıcıyı zaten BP işlemine yönlendirir. Veri setimizde tedarikçiler 17300001'den, müşteriler 17100001'den başlayarak numaralanmıştır.

Kendin dene (SAP ekranını bir sonraki derste ayrıntılı tanıyacağız; bu adımları şimdilik bir ön izleme gibi düşün):

1. BP işlemini aç, İş ortağı alanına 17300003 yaz ve Enter'a bas. Rolün "FLVN01 Tedarikçi" olduğunu, kaydı MIGRASYON kullanıcısının yarattığını gör. Satınalma sekmesinde ödeme koşulunu, Şirket kodu sekmesinde mutabakat hesabını (32000000 Satıcılar) incele.
2. ME13 işlemini aç. Satıcı alanına 17300003, Malzeme alanına RM-MOTOR-UNI yaz ve Enter'a bas. Net fiyatı ve 8 günlük planlanan teslim süresini gör. Siparişe gelen fiyat işte budur.