Satınalma siparişi (ME21N)

Sipariş: satıcıya giden resmi belge

Bir önceki derste satınalma talebinin şirket içi bir istek olduğunu gördük. Satınalma siparişi (purchase order, PO) ise zincirin dışarıya açılan halkasıdır: şirketin bir tedarikçiye "şu malzemeyi, şu fiyattan, şu tarihte, şu adrese teslim et" dediği resmi belgedir. Satıcı siparişi kabul ettiğinde ortada iki taraflı bir sözleşme vardır. Bu yüzden siparişte satıcı, fiyat ve teslim tarihi zorunludur.

SAP'de en yaygın sipariş türü NB (standart sipariş) türüdür. Simülatörde sipariş numaraları 45 ile başlar, gerçek SAP sistemlerinin çoğunda da durum böyledir.

Siparişin yapısı: başlık, kalem, teslimat planı

Bir sipariş üç katmandan oluşur:

Neden teslimat planı ayrı bir katman? Çünkü gerçek hayatta 1.000 adetlik bir kalem dört haftaya bölünerek gelebilir. Gerçek SAP'de bir kaleme birden çok teslimat satırı eklenebilir. Simülatörde her kalemin tek bir teslimat satırı vardır ve kalem ayrıntısındaki Teslimat sekmesinde görünür.

Bilgiler nereden gelir?

Siparişte yazdığın alan sayısı az, ekranda dolan alan sayısı çoktur. Çünkü bilgilerin çoğu daha önce yarattığın ana verilerden gelir:

Bu tablo, ana verinin neden bu kadar önemli olduğunun en iyi kanıtıdır. Bilgi kaydında yanlış fiyat varsa, o satıcıya açılan her sipariş yanlış fiyatla çıkar.

Fiyat, koşullar ve vergi

Net fiyat alanını boş bırakırsan fiyat bilgi kaydından alınır; Enter'a bastığında alana yazılır. İstersen fiyatı elle değiştirebilirsin, ama bilgi kaydından %10'dan fazla sapan bir fiyat girersen simülatör "fiyat bilgi kaydından %... sapıyor" uyarısı verir. Uyarı kaydı engellemez; satınalmacıya "emin misin?" diye sorar. Bilgi kaydı da olmayan bir satıcı/malzeme için fiyatı mutlaka elle girmen gerekir.

Gerçek SAP'de fiyat tek bir sayı değil, bir koşullar (conditions) zinciridir: brüt fiyat (PB00), yüzde indirim, navlun, gümrük gibi kalemler bir fiyatlandırma şemasıyla net fiyata dönüşür. Simülatör yalnızca PB00 brüt fiyatını kullanır ve onu net fiyat olarak gösterir.

Vergi kodu siparişte KDV'nin nasıl işleneceğini belirler. Sipariş fiyatları KDV hariçtir; KDV faturada hesaplanır.

Bizim Almanya'daki motor tedarikçimiz (Rheinmotor) ve İtalya'daki kart tedarikçimiz (Elettronica Padana) için bilgi kayıtlarında V0, yerli tedarikçilerde V2 vardır. EUR siparişlerde simülatör kuru sipariş tarihinde sabitler; bunu sipariş başlığındaki Teslimat/fatura sekmesinde "Kur (sabit)" olarak görürsün.

Adım adım: Teknokart'a kablo demeti siparişi

Talep dersinde açtığın kablo demeti ihtiyacını Teknokart Elektronik'ten karşılayalım. Teknokart (17300004) kablo demetinin bilgi kaydı olan tedarikçisidir.

1. ME21N ile işlemi aç. Araç çubuğunda "Standart sipariş (NB)" yazar.
2. Satıcı alanına 17300004 yaz. Yanında "Teknokart Elektronik Ltd. Şti." belirir. Satıcıyı kalemlerden önce gir: Enter'a bastığında fiyat bu satıcının bilgi kaydından aranır.
3. Belge tarihi bugünün tarihiyle dolu gelir. Başlıktaki Organizasyon verileri sekmesinde satınalma org. 1000 ve şirket kodu 1000'i gör; satınalma grubu "otomatik" kalabilir.
4. Kalem genel görünümünde ilk satırın Malzeme sütununa RM-KABLO, Sipariş mkt. sütununa 200 yaz.
5. Teslim tarihi sütununa bugünden 7 gün sonrasını GG.AA.YYYY biçiminde yaz. Teknokart'ın planlanan teslim süresi 7 gündür.
6. Enter'a bas. Kısa metin (Kablo Demeti), birim, depo yeri (0001) ve Net fiyat dolar. Fiyat bilgi kaydından gelir; geçmiş siparişlerle güncellendiği için 258 TL'den biraz farklı olabilir.
7. Satıra tıkla ve alttaki Kalem ayrıntısında sekmeleri gez: Teslimat sekmesinde teslim tarihi ve teslim yeri (1100 / 0001), Koşullar / vergi sekmesinde net fiyat (PB00) ve vergi kodu.
8. Araç çubuğundaki Kontrol et düğmesine bas. "Belge eksiksiz; hata yok" mesajını görmelisin.
9. Kaydet (Ctrl+S). Mesaj: "Standart sipariş ... yaratıldı". Ekran otomatik olarak yeni siparişin görüntüleme ekranına (ME23N) geçer. Sipariş numarasını not al: bir sonraki derste bu siparişe mal girişi yapacaksın.

Siparişin etkisini hemen görebilirsin: MMBE ile kablo demetinin stok genel görünümünü aç. Siparişte (açık PO) sütunu, yeni siparişinle birlikte 200 adet artmıştır. Planlama artık bu malın yolda olduğunu bilir.

Talepten siparişe

Satınalmacının asıl işi çoğu zaman sıfırdan sipariş yazmak değil, talepleri siparişe dönüştürmektir. Bu sayede talep eden kişinin girdiği malzeme, miktar, teslim tarihi ve depo yeri yeniden yazılmaz; talep ile sipariş birbirine bağlanır ve talep eden süreci takip edebilir.

Talep dersinde ME5A'da gördüğün bakım talebini (pres rulmanı ve endüktif sensör) siparişe dönüştürelim:

1. ME5A ile listeyi aç ve F8 ile çalıştır. BAKIM.ONUR'un açtığı iki kalemi bul: SP-RULMAN-PRES (2 adet) ve SP-SENSOR-IND (6 adet), istenen satıcı 17300014.
2. ME21N ile yeni bir sipariş aç. Satıcı alanını boş bırak.
3. Araç çubuğundaki Talep referansı düğmesine tıkla. "Belge genel görünümü: açık satınalma talepleri" penceresi açılır.
4. BAKIM.ONUR'a ait iki satırı tıklayarak işaretle. Kendi kablo talebini bu siparişe seçme: o kalemin satıcısı farklıdır.
5. Siparişe kopyala düğmesine bas. Satıcı alanı talepteki istenen satıcıyla (17300014, Yıldız Endüstriyel Bakım) dolar. Kalemler miktarları, teslim tarihleri ve depo yeri 0005 (Yedek Parça Deposu) ile gelir; Talep sütununda talep numarası ve kalemi görünür.
6. Satıcı alanının 17300014 ile dolduğunu kontrol edip Enter'a bas: Net fiyat sütunu Yıldız Endüstriyel'in bilgi kayıtlarından dolar. Enter'a basmadan kaydetsen bile boş fiyat kaydederken bilgi kaydından alınır.
7. Kontrol et, ardından Kaydet. Sipariş ME23N'de açılır.

Şimdi talebin tarafına bak: ME53N ile bakım talebini aç (numarayı ME5A'dan ya da F4 ile bulabilirsin). Siparişe dönüşen sütununda 2 ve 6, Sipariş sütununda yeni sipariş numaran görünür. ME5A'yı "Yalnızca açık talepler" ile yeniden çalıştırırsan bu kalemler artık listede yoktur.

ME23N ve ME22N: görüntüle ve değiştir

ME23N ile bir siparişi açtığında (numarayı F4 ile en yeniden eskiye sıralı listeden seçebilirsin) başlıkta yeni bir Durum sekmesi görürsün: sipariş edilen, teslim alınan ve faturalanan değerler. Kalem tablosunda Teslim alınan sütunu ve kalem ayrıntısında Sipariş geçmişi sekmesi vardır. Şu an geçmiş boştur; mal girişi ve fatura geldikçe her biri buraya bir satır olarak eklenecek.

Satıcı teslim tarihini değiştirdiğinde ya da miktar güncellendiğinde ME22N kullanılır. Simülatörde miktar, net fiyat ve teslim tarihi değiştirilebilir, yeni kalem eklenebilir. Bazı kurallar belge zincirini korur:

• Mal girişi yapılmış bir kalem silinemez; bunun yerine TT (teslimat tamamlandı) işaretlenir.
• Miktar, teslim alınmış miktarın altına düşürülemez.
• Faturası girilmiş kalemin fiyatı değiştirilemez.