Mal girişi (MIGO – 101)

Kamyon kapıda

Salı sabahı Teknokart Elektronik'in kamyonu Manisa fabrikasının mal kabul rampasına yanaştı. Şoför depo sorumlusuna bir irsaliye uzatıyor: "200 adet kablo demeti." Depo sorumlusu şunları kontrol eder:

1. Bu mal bizim siparişimiz mi? İrsaliyedeki sipariş numarası ve malzeme, sistemdeki siparişle uyuşuyor mu?
2. Miktar doğru mu? Koliler sayılır, gerekirse tartılır.
3. Durumu iyi mi? Ezik koli, ıslak ambalaj, görünür hasar var mı?

Her şey yolundaysa mal depoya alınır ve SAP'de mal girişi (goods receipt, GR) kaydedilir. Bu tek kayıt üç şeyi aynı anda değiştirir:

İrsaliye ve e-irsaliye

Türkiye'de mal, Vergi Usul Kanunu gereği bir sevk irsaliyesi ile taşınır. Belirli ciro ve sektör şartlarını sağlayan firmalar için irsaliye artık elektronik: e-irsaliye. Tedarikçi malı yola çıkarmadan önce e-irsaliyeyi Gelir İdaresi sistemi üzerinden düzenler; araçta bu belgenin numarası ya da çıktısı bulunur. e-İrsaliye numaraları 16 karakterlidir: 3 karakterlik seri, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra numarası, örneğin TEK2026000004521.

Mal girişinde irsaliye numarasını SAP'ye yazmak çok önemlidir. Fatura geldiğinde muhasebe, hangi faturanın hangi teslimata ait olduğunu bu numarayla eşleştirir; bir uyuşmazlıkta "hangi kamyon, hangi gün?" sorusunun cevabı malzeme belgesindeki irsaliye numarasıdır. Alıcı firma, e-irsaliyeye irsaliye yanıtı göndererek eksik veya fazla teslim alınan miktarı da elektronik olarak bildirebilir.

MIGO: tek ekran, birçok hareket

MIGO, SAP'deki mal hareketlerinin büyük kısmını tek ekranda toplar. Ekranın en üstünde üç seçim vardır: işlem, referans ve hareket türü.

Hareket türü (movement type), bir mal hareketinin ne olduğunu anlatan üç haneli koddur. Stoğun artacağını mı azalacağını mı, hangi stok tipini etkileyeceğini ve muhasebede hangi hesapların kullanılacağını hareket türü belirler. 101 "mal girişi" demektir; onu iptal eden ters hareket 102'dir. Diğer hareket türlerini (122, 201, 311, 551) ilerideki derslerde kullanacaksın.

Stok tipleri: mal girdi ama kullanılabilir mi?

Mal girişinde malın hangi stok tipine gireceğini de seçersin:

Üç tip de şirketin malıdır ve değerlenir, yani bilançoda stok olarak görünür. Fark yalnızca kullanılabilirliktedir. Kalite muayenesindeki stok, kontrol tamamlanınca transfer kaydıyla (321) serbest stoğa alınır.

Gerçek SAP'de bir malzemede kalite yönetimi aktifse (örneğimizde RM-MOTOR-UNI ve RM-KART-STD gibi), mal girişi otomatik olarak kalite muayenesine gider ve bir muayene partisi açılır. Simülatörde stok tipini sen seçersin; QM modülünde bu otomatik akışı göreceğiz.

Fazla ve eksik teslimat

Tedarikçiler her zaman tam sipariş miktarını göndermez. Simülatörde iki kural geçerlidir:

• Kısmi teslimat serbesttir. 200 adetlik siparişe 120 adet gelirse 120 girersin; kalan 80 adet açık kalır ve sipariş "teslim edilecek" listelerinde görünmeye devam eder.
• Fazla teslimat toleransı %10'dur. 200 adetlik siparişe en fazla 220 adet kabul edilir. Açık miktarı aşan ama tolerans içinde kalan girişte uyarı alırsın; 220'yi aşarsan sistem kaydı reddeder.

Gerçek SAP'de bu toleranslar bilgi kaydında veya sipariş kaleminde malzeme ve satıcı bazında ayarlanır; bazı şirketler kritik parçalarda fazla teslimatı tamamen yasaklar.

Adım adım: kablo demeti siparişine mal girişi

Bir önceki derste Teknokart'a verdiğin kablo demeti siparişini kullanacağız. Sipariş numarası her kullanıcının sandbox'ında farklıdır; numarayı not almadıysan şu yollardan biriyle bul:

• ME2N ile listeyi aç, Satıcı alanına 17300004 yaz, kapsamda WE101 – Teslim edilecek seçili olsun ve F8 ile çalıştır. "Teslim edilecek" sütununda açık miktarı olan siparişler listelenir.
• Ya da doğrudan MIGO'daki sipariş alanında F4'e bas: siparişler en yeniden eskiye sıralanır, seninki en üsttedir.

Siparişin yoksa ME2N listesindeki herhangi bir açık siparişi de kullanabilirsin.

1. MIGO ile işlemi aç. İşlem A01 Mal girişi, referans R01 Satınalma siparişi ve hareket türü 101 varsayılan olarak gelir.
2. "Sipariş no." alanına sipariş numaranı yaz ve Enter'a bas. Siparişin açık kalemleri Kalemler tablosuna gelir; Genel bölümünde "Satıcı: 17300004 Teknokart Elektronik Ltd. Şti." yazar.
3. Genel bölümünde:
   • Belge tarihi: irsaliyenin tarihi (bugün kalabilir)
   • Kayıt tarihi: bugün (gelecek bir tarih olamaz)
   • İrsaliye numarası: TEK2026000004521
   • Başlık metni: Teknokart sevkiyatı – kablo demeti
4. Kalem satırında Miktar açık miktarla (200) dolu gelir. Depo yeri 0001, Stok tipi "Serbest kullanılabilir" olsun.
5. Satırın başındaki Tamam kutusunu işaretle. Bu kutu varsayılan olarak boştur: SAP, depocunun her kalemi gerçekten kontrol ettiğini onaylamasını ister. İşaretlemeden kaydedersen "Kaydedilecek kalem yok" hatası alırsın.
6. Kontrol et düğmesine bas: "Belge kontrol edildi: hata yok".
7. Kaydet. Durum çubuğunda "Malzeme belgesi 49... kaydedildi" mesajı çıkar ve ekranın üstünde yeşil bir şerit belirir: "Son kaydedilen belge".
8. Şeritteki Görüntüle (MB03) düğmesine tıkla.

Malzeme belgesi: hareketin kalıcı kaydı

Her mal hareketi bir malzeme belgesi (material document) oluşturur. Numarası simülatörde 49 ile başlar ve yılıyla birlikte anılır (ör. 4900000812 / 2026). Malzeme belgesi değiştirilemez: hata yapıldıysa belge silinmez, ters hareketle (101 için 102) iptal edilir. Böylece stoğun tarihçesi her zaman izlenebilir kalır.

MB03 ekranında:

• Başlık: kayıt tarihi, belge tarihi, kullanıcı, işlem (MIGO), irsaliye numarası ve başlık metni.
• Kalemler: hareket türü (101 Mal girişi), malzeme, miktar, tesis, depo yeri, stok tipi, tutar ve referans olarak sipariş numarası/kalemi. Sipariş bağlantısına tıklayarak siparişe gidebilirsin.

Geçmiş belgelere bakarsan kullanıcı olarak sık sık DEPO.MURAT'ı görürsün: şirketimizin mal kabulünü yapan depo sorumlusu.

Otomatik muhasebe kaydı

MB03'te araç çubuğundaki Muhasebe belgeleri… düğmesine tıkla. FB03 ekranında, mal girişiyle aynı anda ve otomatik oluşan muhasebe belgesini görürsün. Belge türü WE – Mal girişi'dir. Örneğin 200 adet, adedi 263,00 TL'den teslim alındıysa:

Bu iki satırın anlamı:

• BSX (stok hesabı): Depoya 52.600 TL değerinde hammadde girdi, stok değeri arttı. Hesap, malzemenin değerleme sınıfına göre bulunur: 3000 → 15000000. Bakım siparişindeki yedek parçalara giriş yapsaydın değerleme sınıfı 3040 olduğu için hesap 15700000 (Diğer Stoklar – Yedek Parça) olurdu. Bu eşlemeye otomatik hesap belirleme denir.
• WRX (GR/IR ara hesabı): Malı aldık, satıcıya borçlandık ama fatura henüz gelmedi. Borç, faturası gelene kadar bu ara hesapta bekler. Fatura doğrulama (MIRO) dersinde fatura kaydedildiğinde GR/IR hesabı kapanacak ve borç satıcı hesabına (32000000) geçecek.

Tutar, teslim alınan miktar × sipariş fiyatı ile hesaplanır (EUR siparişlerde sabitlenen kurla TL'ye çevrilir). KDV mal girişinde yoktur; KDV faturayla birlikte gelir.

Hareketli ortalama fiyat nasıl değişir?

Kablo demetinin fiyat kontrolü V (hareketli ortalama). Bu, her mal girişinde stok değerinin ve birim fiyatın yeniden hesaplanması demektir:

Yeni fiyat = (mevcut stok değeri + giriş değeri) ÷ (mevcut stok miktarı + giriş miktarı)

Sayısal bir örnek: giriş öncesinde tesis 1100'de 420 adet kablo demeti var ve toplam değeri 108.360,00 TL (adedi 258,00 TL). 200 adet, adedi 263,00 TL'den giriyor:

160.960 ÷ 620 = 259,61 TL. Değerleme tesis seviyesinde yapılır: 0001 ve 0002 depo yerlerindeki stok birlikte değerlenir. Sonucu kendin görmek için girişten önce ve sonra MM03 ile Muhasebe 1 sekmesindeki toplam stok, toplam değer ve hareketli ortalama fiyatı karşılaştır.

Standart fiyatlı (S) bir malzemede durum farklıdır: stok her zaman standart fiyatla artar, sipariş fiyatıyla arasındaki fark 71900001 Fiyat Farkları hesabına yazılır ve birim fiyat değişmez.

Zincir tamam: sipariş geçmişi ve stok

Şimdi zincirin diğer uçlarına bak:

1. ME23N ile siparişini aç, kalemi seç ve Sipariş geçmişi sekmesine geç. "WE (mal girişi)" türünde, hareket türü 101 olan bir satır ve malzeme belgesi numaran görünür. Belge numarasına tıklayarak MB03'e gidebilirsin. Kalem tablosundaki Teslim alınan sütunu da 200'dür.
2. MMBE ile stok genel görünümünü aç: 0001 depo yerinde serbest stok 200 artmış, Siparişte (açık PO) miktarı 200 azalmıştır.