Satıcı (BP) ve satınalma bilgi kaydı

Senaryo: ikinci bir conta tedarikçisi

Kazan keçesini (RM-KECE) bugüne kadar tek bir tedarikçiden, İzmir Hortum ve Kauçuk'tan alıyoruz. Geçen ay yaşanan bir teslimat gecikmesi montaj hattını yarım gün durdurdu. Satınalma müdürü karar verdi: alternatif bir tedarikçi bulunacak. Bursa'daki bir conta üreticisiyle anlaşma yapıldı.

SAP'de bu anlaşmanın iki ayağı vardır:

1. Tedarikçiyi sisteme tanıtmak: iş ortağı (BP) yaratmak.
2. Anlaşılan fiyatı ve teslim süresini kaydetmek: satınalma bilgi kaydı (purchasing info record) yaratmak.

Satıcı mı, iş ortağı mı?

Eski SAP ECC sistemlerinde satıcı ayrı işlemlerle yaratılırdı: XK01 (merkezi), MK01 (satınalma), FK01 (muhasebe). Müşteri için de ayrı işlemler vardı. Aynı firma hem tedarikçi hem müşteri olduğunda adres iki kez girilir, zamanla iki kayıt birbirinden farklılaşırdı.

S/4HANA'da bu dağınıklık tek bir kavramla çözüldü: İş ortağı (Business Partner, BP). Firma bir kez iş ortağı olarak yaratılır; tedarikçi, müşteri gibi görevler ona rol olarak eklenir. Satıcı yaratma işlemi artık BP'dir. Simülatörde XK01 yazarsan, bu işlemin S/4HANA'da BP ile yapıldığını hatırlatan bir mesaj alırsın.

İş ortağı yaratırken bir de kategori seçilir: Kişi, Kuruluş veya Grup. Tedarikçi firmalar Kuruluş olarak yaratılır. Arka planda S/4HANA, eski programların da çalışabilmesi için klasik satıcı kaydını otomatik oluşturur; bu eşlemeye müşteri/satıcı entegrasyonu (CVI) denir.

Satıcı verisinin üç katmanı

Malzeme ana verisindeki gibi satıcı verisi de organizasyon seviyelerine göre katmanlıdır:

Buradaki en önemli muhasebe kavramı mutabakat hesabı (reconciliation account). Her satıcının kendi borç hesabı (yardımcı defter) vardır, ama ana defterde bu borçlar tek bir hesapta toplanır: bizde 32000000 Satıcılar (Tek Düzen Hesap Planı'nda 320). Bir fatura kaydedildiğinde tutar hem satıcının kendi hesabına hem de otomatik olarak bu ana hesaba yazılır. Bu yüzden bilanço ile satıcı listeleri her an birbirini tutar.

Türkiye'ye özgü: vergi dairesi ve VKN

Türkiye'de kurumsal bir tedarikçinin vergi dairesi ve 10 haneli vergi kimlik numarası (VKN) olmadan fatura işlemek mümkün değildir. Şahıs firmalarında VKN yerine 11 haneli TC kimlik numarası (TCKN) kullanılır. e-Fatura sisteminde gelen faturalar bu numarayla eşleştirildiği için ana verideki VKN'nin doğru olması kritik önemdedir.

Simülatör, ülkesi TR olan satıcılarda vergi dairesini ve 10 ya da 11 haneli vergi numarasını zorunlu tutar. Aynı vergi numarası başka bir iş ortağında kullanılıyorsa "mükerrer kayıt?" uyarısı verir. Bu uyarı kaydı engellemez ama çok değerlidir: aynı firmanın iki kez açılması, ödemelerin ve raporların bölünmesi demektir.

Adım adım: yeni tedarikçiyi yarat

Örnek verileri kullanabilir ya da kendi kurgusal firmanı girebilirsin.

1. BP ile işlemi aç. Başlangıç ekranında iki bölüm vardır: mevcut iş ortağını açmak için "İş ortağını görüntüle" ve "Yeni iş ortağı yarat".
2. Kuruluş yarat (tedarikçi rolü) düğmesine tıkla. Durum çubuğunda rolün FLVN01 Tedarikçi olduğu yazar.
3. Adres sekmesinde:
   • Ad 1: Demirtaş Elastomer Conta San. Ltd. Şti.
   • Arama terimi: DEMCON (F4 aramalarında firmayı bu kısa adla bulursun)
   • Cadde / sokak: Dumlupınar OSB Mah. Mavi Cad. No:7
   • Posta kodu: 16245
   • Şehir: Osmangazi / Bursa
   • Ülke: TR (dolu gelir). Telefon ve e-posta isteğe bağlıdır.
4. Kimlik / Vergi sekmesinde: Vergi dairesi Uludağ, Vergi numarası (VKN) 6120458837.
5. Satınalma sekmesinde: Satınalma organizasyonu 1000 ve Sipariş para birimi TRY dolu gelir. Ödeme koşulunu N060 (60 gün net) yap.
6. Şirket kodu sekmesine göz at: şirket kodu 1000 ve mutabakat hesabı 32000000 (Satıcılar) otomatik atanır.
7. Kaydet (Ctrl+S). Mesaj: "İş ortağı ... yaratıldı". Ekran yeni iş ortağının görüntüleme moduna geçer. Numarayı not al; şirketin mevcut son tedarikçisi 17300015 olduğundan büyük olasılıkla 17300016 gibi bir numara alırsın.

Bilgi kaydı: satıcı ile malzemenin buluştuğu yer

Tedarikçi artık sistemde, ama SAP hâlâ ondan ne aldığımızı ve kaça aldığımızı bilmiyor. Bu bilgi ne malzemeye ne de satıcıya aittir; ikisinin kesişimine aittir. Aynı keçeyi İzmir'den 44 TL'ye, Bursa'dan 41,50 TL'ye alıyor olabiliriz. İşte bu kesişim satınalma bilgi kaydıdır (purchasing info record).

Bir bilgi kaydı satıcı + malzeme + satınalma organizasyonu + tesis kombinasyonu için şunları tutar:

Bilgi kaydının asıl gücü siparişte ortaya çıkar: ME21N'de satıcıyı ve malzemeyi girdiğinde fiyat, vergi kodu kendiliğinden gelir. Satınalmacı her siparişte fiyat aramaz, yazım hatası riski azalır. Bilgi kaydındaki fiyattan %10'dan fazla sapan bir fiyat girersen sistem seni uyarır.

Bilgi kaydının bir de kategorisi vardır: Standart (normal satın alma), Fason (subcontracting: malzemeyi biz verip satıcıya işlettiğimiz durum) ve Konsinye (satıcının malı bizim depomuzda durur, kullandıkça borçlanırız). Bu derste Standart kullanacağız.

Adım adım: ME11 ile bilgi kaydı yarat

1. ME11 ile işlemi aç.
2. Satıcı alanına az önce yarattığın numarayı yaz. Numarayı unuttuysan alandayken F4'e bas ve Demirtaş diye ara.
3. Malzeme alanına RM-KECE yaz. Alternatif olarak RM-CONTA-KAPAK ya da bir önceki derste yarattığın RM-KAPAK-KILIT da olur; yeter ki malzemenin satınalma görünümü olsun.
4. Satınalma org. 1000 ve Tesis 1100 olarak kalsın. Kategori Standart seçili kalsın. Enter'a bas.
5. Ayrıntı ekranındaki "Satınalma org. verileri 1" grubunda:
   • Net fiyat: 41,50 (para birimi satıcıdan gelir: TRY)
   • Planlanan teslim süresi (gün): 4
   • Standart miktar: 500
   • Minimum miktar: 200
6. "Genel veriler" grubunda Satıcı malzeme numarası olarak DE-KS-4060 girebilirsin.
7. Kaydet. Mesaj: "Bilgi kaydı ... yaratıldı". Ekran ilk ekrana döner.

Kontrol: ME13 ve MM03

ME13 ile aynı satıcı ve malzemeyi girip Enter'a bas. Bilgi kaydının numarasını, fiyatını ve otomatik atanan vergi kodunu (V2 – İndirilecek KDV %20) görürsün. Fiyatı değiştirmek gerekirse aynı ekranın değiştirme versiyonu ME12'dir.

Sonra MM03 ile RM-KECE malzemesini aç ve Satınalma sekmesine bak. Alttaki "Bilgi kayıtları" listesinde artık iki tedarikçi var: İzmir Hortum ve yeni Bursa tedarikçin. Aynı satıcı, malzeme ve tesis için ikinci bir bilgi kaydı yaratmaya çalışırsan sistem "zaten var (değiştirmek için ME12)" der; her kombinasyon için tek kayıt tutulur.