Fatura doğrulama (MIRO) ve 3'lü eşleşme

Fatura masaya geldiğinde

Bursa Elektromotor, geçen hafta teslim ettiği 200 motorun faturasını gönderdi. Muhasebede çalışan Fatma Hanım faturayı açınca aklından üç soru geçer:

• Bu motorları gerçekten sipariş ettik mi, hangi fiyattan?
• Motorlar depoya girdi mi, kaç adet?
• Faturadaki miktar ve fiyat bunlarla uyuşuyor mu?

Bu üç sorunun cevabı SAP'de zaten var: sipariş ME21N'de, mal girişi MIGO'da kaydedildi. Fatma Hanım'ın işi, faturayı bu iki belgeyle karşılaştırıp onaylamaktır. SAP'de bu işin adı fatura doğrulamadır (Logistics Invoice Verification, kısaca LIV) ve işlem kodu MIRO'dur.

3'lü eşleşme

3'lü eşleşme (three-way match), ödeme yapmadan önce üç belgenin birbirini tutup tutmadığını kontrol etmektir:

Simülatördeki siparişlerde mal girişine dayalı fatura doğrulama (GR-based IV) açıktır. Siparişi ME23N'de açıp bir kalem seçersen, "Koşullar / vergi" sekmesinde "Mal girişine dayalı FD: Evet" yazar. Bunun anlamı şudur: faturalanabilecek miktar, sipariş miktarı değil, teslim alınıp henüz faturalanmamış miktardır. Mal gelmeden fatura girilemez, gelen maldan fazlası da faturalanamaz.

GR/IR ara hesabı: sayılarla

Mal girişi ile fatura genellikle farklı günlerde gelir. Malı teslim aldığın gün stoğun değeri artmalıdır, ama satıcıya olan borç ancak fatura gelince kesinleşir. SAP bu arayı mal/fatura ara hesabı (GR/IR hesabı (Goods Receipt / Invoice Receipt)) ile köprüler. Bizim şirketimizde bu hesap 32900001 Mal / Fatura Ara Hesabı'dır.

Örnek: 200 adet RM-MOTOR-UNI, birim fiyat 1.865 TRY, KDV %20.

1. Mal girişi (MIGO, 101) muhasebe belgesi:

2. Fatura (MIRO) muhasebe belgesi (belge türü RE):

GR/IR hesabına önce 373.000 alacak, sonra 373.000 borç yazıldı: bakiye sıfır. Hesap görevini yaptı ve kapandı. Satıcıya 447.600 TRY borcumuz var; vadesi gelince ödeme programı bu kalemi öder.

GR/IR hesabındaki bakiye her zaman bir şey anlatır. Alacak bakiye "malı aldık, faturası henüz gelmedi" demektir. Borç bakiye ise "faturası geldi ama mal henüz girmedi" anlamına gelir.

Fiyat farkı: stoğa mı, fiyat farkı hesabına mı?

Satıcı bazen faturayı sipariş fiyatından farklı keser: hammadde zammı, nakliye farkı ya da basit bir hata. Mal girişi sipariş fiyatıyla değerlendiği için fark ancak faturada ortaya çıkar. SAP farkı malzemenin fiyat kontrolüne göre yazar.

Örnek: 500 adet RM-VALF (hammadde, hareketli ortalama fiyat V) sipariş fiyatı 146 TRY. Mal girişi 73.000 TRY ile kaydedildi. Fatura ise 500 × 148 = 74.000 TRY geldi. Fark 1.000 TRY (%1,4).

• Stok, faturalanan miktarı karşılıyorsa (depoda en az 500 adet varsa), 1.000 TRY doğrudan stok hesabına (BSX) yazılır. Stok değeri artar, hareketli ortalama fiyat yükselir.
• Stok yetmiyorsa (malların bir kısmı üretimde tüketildiyse), fark oransal bölünür. Depoda 200 adet kaldıysa 200/500 = %40'ı (400 TRY) stoğa, kalan 600 TRY 71900001 Fiyat Farkları (PRD) hesabına gider. Çünkü tüketilen malın değerini geriye dönük değiştiremezsin.
• Standart fiyatlı (S) malzemede fark her zaman PRD'ye gider; stok değeri standart fiyattan sapmaz.

Stoğun karşıladığı durumda faturanın muhasebe kaydı:

Tolerans ve ödeme blokajı (R)

Her kuruşluk fark için satınalmacıyı aramak verimsizdir. Bu yüzden şirketler bir tolerans belirler. Simülatördeki kural şöyle:

• Fark %5'ten büyükse ya da
• Fark 2.500 TRY'den büyükse

fatura yine kaydedilir, ama ödeme blokajı R ile işaretlenir ve "Fiyat farkı tolerans dışında: fatura ödeme için bloke edildi (R)" uyarısı çıkar. Ödeme programı bloke faturayı ödemez.

İki örnek:

Bloke faturayı açtığında MIR4 ekranında kırmızı "Ödeme blokajı R (fiyat farkı)" etiketi görürsün.

Döviz faturaları

Inverter motorları Almanya'daki Rheinmotor'dan (17300009), inverter kartları İtalya'daki Elettronica Padana'dan (17300010) EUR ile alıyoruz. Bu siparişlerde iki fark var:

1. Kur sabit: Siparişi ME23N'de açarsan başlıkta "Kur (sabit)" alanını görürsün. Mal girişi ve fatura bu kurla TRY'ye çevrilir, böylece kur değişimi GR/IR hesabında fark yaratmaz. Kur sabitlenmemiş olsaydı, mal girişi günü ile fatura günü arasındaki kur farkı da fiyat farkı gibi işlenirdi.
2. KDV yok (V0): Yurt dışı tedarikçinin faturasında Türk KDV'si olmaz; ithalat KDV'si gümrükte ödenir. MIRO'da vergi kodu V0 gelir, brüt tutar net tutara eşittir.

MIRO'da tutarları EUR olarak girersin; muhasebe belgesi ise TRY olarak oluşur.

Uygulama: MIRO ile fatura kaydet

Önce faturalanmayı bekleyen bir sipariş bul. Belge numaraları her sandbox'ta farklıdır, bu yüzden listeden seçeceğiz.

1. ME2N aç. Kapsam bölümünde RE101 – Faturalanacak seçeneğini işaretle ve F8 ile çalıştır.
2. Listede "Faturalanacak" sütunu dolu olan, para birimi TRY olan bir satır seç. Sipariş numarasını not al (ya da kopyala).
3. MIRO aç. Temel veriler grubunda Fatura tarihi ve Kayıt tarihi bugünle dolu gelir.
4. Referans (fatura no.) alanına satıcının fatura numarasını yaz, örneğin BUR2026000123. Bu alan zorunludur.
5. Aşağıdaki Satınalma siparişi referansı grubunda sipariş numarasını gir ve Enter'a bas (ya da Kalemleri getir). Kalemler, teslim alınıp faturalanmamış miktar ve sipariş fiyatıyla hesaplanmış tutarla gelir. Satıcı grubunda satıcı, ödeme koşulu ve para birimi görünür.
6. Tablonun altındaki Net kalem toplamı'na bak. KDV alanı, Vergiyi hesapla işaretli olduğu için vergi koduna (V2, %20) göre kendiliğinden hesaplanır.
7. Brüt tutar (KDV dahil) alanına net toplam ile KDV'nin toplamını yaz. Örneğin net 37.300,00 ise KDV 7.460,00, brüt 44.760,00'dır. Üstteki Bakiye lambası yeşile döner ve bakiye 0,00 olur.
8. Simüle et düğmesine bas. Altta muhasebe kaydı önizlemesi çıkar: GR/IR borç, İndirilecek KDV borç, Satıcılar alacak. Belge dengede mi kontrol et.
9. Kaydet. Durum çubuğunda "Belge numarası ... yaratıldı" mesajı görünür. Ekranın üstünde yeşil bir şerit belirir.
10. Şeritteki Görüntüle (MIR4) düğmesine bas. Fatura belgesi açılır. Araç çubuğundaki Muhasebe belgesi düğmesiyle FB03 ekranına geç ve kaydı incele.

Yanlış fatura: MR8M ile iptal

Faturayı yanlış siparişe ya da yanlış tutarla kaydettiysen silemezsin; SAP'de kayıtlı belge silinmez, ters kayıtla iptal edilir. Bunun için MR8M kullanılır:

1. Fatura belgesi no. alanına numarayı yaz (F4 ile son faturaları listeleyebilirsin).
2. Kayıt tarihini kontrol et ve Kaydet.

SAP orijinal kaydın tam tersini oluşturur: GR/IR yeniden alacak bakiye verir, sipariş geçmişinde eksi bir fatura satırı görünür ve sipariş tekrar "faturalanacak" hale gelir.

Sıralamaya dikkat: faturası girilmiş bir mal girişini iptal etmek istersen önce faturayı MR8M ile iptal etmen gerekir. Bunu "Diğer stok hareketleri" dersinde göreceğiz.