Fiziksel envanter (sayım) – MM

Bu derste

Sistemdeki stok ile raftaki stokun neden ayrıştığını ve sayımın neden zorunlu olduğunu anlamak
Sayım belgesi, kör sayım ve kayıt blokajı kavramlarını öğrenmek
, ve ile bir sayımı baştan sona yapmak
701/702 fark kayıtlarının stok ve muhasebeye etkisini yorumlamak

Sistem ile raf neden ayrışır?

İdeal dünyada SAP'deki stok her an raftakiyle aynıdır. Gerçek fabrikada ise küçük farklar birikir:

Bakımcı bir filtreyi alır ama çıkış kaydı yapmayı unutur.
Mal girişinde 100 yerine 110 sayılır, kimse fark etmez.
Keçeler yanlış rafa, hatta yanlış depo yerine konur.
Bir koli forklift altında kalır, hurda kaydı yapılmaz.
Ne yazık ki bazen hırsızlık olur.

Bu farklar MRP'yi yanıltır (sistem "var" der, rafta yoktur), bilançodaki stok değerini bozar. Çözüm düzenli fiziksel envanterdir (fiziksel envanter (physical inventory)): malı elle saymak ve sistemi sayıma göre düzeltmek.

Ne zaman sayılır?

Yöntem	Nasıl?	Artısı / eksisi
Yıl sonu sayımı	Tüm depolar dönem sonunda bir kerede sayılır; üretim çoğu zaman bir iki gün durur	Eksiksiz, ama pahalı ve yorucu
Periyodik (döngüsel) sayım	Malzemeler yıl boyunca gruplar halinde sayılır; değerli kalemler daha sık	İş durmaz, hatalar erken yakalanır
Sürekli envanter	Her kalem yılda en az bir kez, uygun bir zamanda sayılır	Esnek, iyi planlama ister

Döngüsel sayım (döngüsel sayım (cycle counting)) genellikle ABC mantığıyla kurgulanır: A sınıfı (değerli, çok hareketli) malzemeler yılda dört kez, C sınıfı malzemeler yılda bir kez sayılır. Gerçek SAP'de malzeme ana verisindeki döngüsel sayım göstergesi (A, B, C, D) bu sıklığı belirler ve MICN ile sayım belgeleri toplu oluşturulur.

Türkiye'de yıl sonu

Vergi Usul Kanunu, bilanço esasına göre defter tutan işletmelerin her hesap dönemi sonunda envanter çıkarmasını ve sonuçları envanter defterine yazmasını ister. Bu yüzden Manisa'daki pek çok fabrika aralık sonunda üretimi durdurup "yıl sonu sayımı" yapar; bağımsız denetçiler de sayımı yerinde gözlemler. Yıl içinde döngüsel sayım yapan şirketlerde yıl sonu sayımı çok daha az sürprizle geçer.

Üç adımlı süreç

SAP'de sayım üç belgeyle yürür:

Sayım belgesi yarat

Hangi depo, hangi malzemeler?

MI01

Sayım sonucunu gir

Raftaki gerçek miktar

MI04

Farkları kaydet

701 fazla / 702 eksik

MI07

1. Sayım belgesi (MI01). Hangi tesis ve depo yerinde hangi malzemelerin sayılacağı belirlenir. Belge yaratıldığı anda her malzemenin sistemdeki miktarı, yani defter stoğu (defter stoğu (book quantity)), belgeye dondurulur. Sayım bu miktarla karşılaştırılacaktır.

2. Sayım girişi (MI04). Sayım ekibinin rafta bulduğu miktar girilir. Ekranda defter stoğu bilinçli olarak gösterilmez. Buna kör sayım (kör sayım (blind count)) denir: sayımcı "sistemde 17 yazıyor" bilgisini görse, 16 saydığında bile 17 yazmaya meyleder.

3. Fark kaydı (MI07). Sayılan miktar ile defter stoğu arasındaki fark stoğa yansıtılır. Fazla çıktıysa 701 (sayım fazlası), eksik çıktıysa 702 (sayım eksiği) hareketi oluşur.

Kayıt blokajı: sayım sırasında hareket yok

Bir düşün: sayım belgesi sabah 08:00'de yaratıldı, defter stoğu 17 olarak donduruldu. Sayımcı 10:00'da rafa vardı. Arada bakımcı bir filtre aldıysa ve çıkışını da kaydettiyse, rafta 16 adet vardır ve bu doğrudur. Ama belge hâlâ 17'yi beklediği için sistem bir adet eksik görür ve aynı filtre iki kez düşülür.

Bunu önlemek için MI01'de Kayıt blokajı işaretlenir. Belge açık kaldığı sürece o depo yerindeki o malzemeler için hiçbir mal hareketi kaydedilemez: ne çıkış, ne transfer, ne de mal girişi. Blokaj farklar MI07 ile kaydedilince kalkar.

Simülatör ve gerçek sistem

Gerçek SAP'de MI01'de iki ayrı gösterge vardır: kayıt blokajı ve defter stoğunu dondurma. Simülatör defter stoğunu her zaman belge yaratılırken dondurur; kayıt blokajını sen seçersin.

701, 702 ve muhasebe

Fark kaydı bir mal hareketidir ve stok değerini değiştirir. Karşı hesap 65900001 Sayım Farkları'dır.

Örnek: Boyahane hava filtresinde (SP-FILTRE-HAVA, hareketli ortalama fiyat yaklaşık 865 TRY) defter stoğu 17, sayılan 16.

Hesap	Borç	Alacak
65900001 Sayım Farkları	865
15700000 Diğer Stoklar – Yedek Parça		865

Ayar ayağında (RM-AYAK, 9,40 TRY) 40 adet fazla çıkarsa kayıt terstir: 15000000 İlk Madde ve Malzeme borç 376 TRY, 65900001 alacak 376 TRY.

Gerçek hayatta

Türk muhasebe uygulamasında sayım farkları genellikle önce geçici hesaplarda izlenir: eksikler 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları'nda, fazlalar 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları'nda. Nedeni netleşince (fire, hırsızlık, kayıt hatası) ilgili gider veya gelir hesabına aktarılır. Simülatör farkı doğrudan 65900001'e yazar.

Uygulama: yedek parça deposunu say

Yedek parça deposunda (0005) iki kalemi sayacağız: SP-FILTRE-HAVA (boyahane hava filtresi) ve SP-SENSOR-IND (endüktif sensör). Bu alıştırmada sayım ekibinin rolünü de sen oynayacaksın.

Önce ile iki malzemenin 0005 depo yerindeki serbest stoğunu not al. Gerçek sayımcı bunu bilmez; burada bir fark oluşturabilmek için gerekiyor.
aç. Planlanan sayım tarihi bugünle dolu gelir. Tesis 1100, Depo yeri 0005 gir. Kayıt blokajı kutusu işaretli kalsın.
Sayılacak malzemeler grubunda ilk satıra SP-FILTRE-HAVA yaz. + Kalem ile ikinci satırı aç ve SP-SENSOR-IND yaz. Enter'a basınca tanımlar görünür.
Kaydet (Ctrl+S). Durum çubuğunda "Fiziksel envanter belgesi ... yaratıldı" mesajını gör.
aç. Envanter belgesi alanında F4'e bas; en üstteki "Depo yeri 0005 · 2 kalem · Yaratıldı" satırını seç ve Enter'a bas. Başlıkta "Kayıt blokajı: Aktif" yazar.
Sayılan miktar sütununa filtre için not aldığın miktarın bir eksiğini, sensör için aynısını yaz. Kaydet (Ctrl+S).
aç, aynı belgeyi seç ve Enter'a bas. Tabloda Defter stoğu, Sayılan, Fark ve Fark tutarı sütunlarını incele: filtre satırında fark -1 ve HT 702, sensör satırında fark 0'dır.
Kaydet. "Envanter farkları kaydedildi, malzeme belgesi ..." mesajından sonra araç çubuğundaki malzeme belgesi bağlantısına tıkla. MB03'ten Muhasebe belgeleri… ile FB03'e geç ve 65900001 satırını bul.

Kendin yap

Sayım yap

Yedek parça deposunda sayım yapıp farkları kaydet.

MI01 ile sayım belgesi yarat
MI04 ile sayım sonuçlarını gir
MI07 ile farkları kaydet

Görevlerin kontrol edilmesi için giriş yap ya da davet koduyla kayıt ol.

Blokajı kendin dene

ve 5. adımlar arasında ile A07, hareket türü 201 seçip SP-FILTRE-HAVA için 0005'ten 1 adet çıkış dene (masraf yeri 4120). Kaydet dediğinde "Malzeme SP-FILTRE-HAVA depo yeri 0005 envanter sayımı nedeniyle bloke" hatası alırsın. Sayım bitince aynı çıkış sorunsuz yapılır.

Bir malzeme rafta hiç yoksa sayılan miktar alanını boş bırakma: boş alan "sayılmadı" demektir. Bunun yerine Sıfır sayım kutusunu işaretle.

Geçmiş bir sayıma bak

Depo ekibi birkaç hafta önce hammadde deposunda (0001) döngüsel sayım yapmıştı. aç, Envanter belgesi alanında F4'e bas ve "Depo yeri 0001 · 6 kalem · Kaydedildi" satırını seç. Kazan keçesinde 12 adet eksik, ayar ayağında 40 adet fazla çıktığını göreceksin. 'i hareket türü 702 ile çalıştırarak aynı farkın malzeme belgesini de bulabilirsin.

Gerçek hayatta

Sayım sırasında kapıya tır geldiyse ne olur? Kayıt blokajı yüzünden mal girişi yapılamaz. Bu yüzden birçok fabrika sayım saatlerinde mal kabulünü durdurur ya da gelen malı sayılan alandan ayrı bir bölgede bekletir. Büyük farklarda gerçek sistemde MI11 ile yeniden sayım istenir; MI20 fark listesi de yöneticinin onayından önce incelenir.

Akılda kalsın

Fiziksel envanter, sistem stoğunu raftaki gerçek stoğa eşitler; yıl sonu sayımı ve döngüsel sayım en yaygın yöntemlerdir.
MI01 sayım belgesini yaratır ve defter stoğunu dondurur; MI04 sayım sonucunu kör olarak alır; MI07 farkları kaydeder.
Kayıt blokajı, belge açıkken sayılan malzemelerde mal hareketini engeller; böylece aynı hareket iki kez düşülmez.
Fazla 701, eksik 702 ile kaydedilir; karşı hesap 65900001 Sayım Farkları'dır.
Rafta hiç olmayan malzeme için alan boş bırakılmaz, Sıfır sayım işaretlenir.

Kendini test et