Belge akışı: her şey birbirine bağlı

Muhasebeden bir telefon

Salı sabahı muhasebeden Fatma Hanım arıyor: "32900001 numaralı Mal / Fatura Ara Hesabı'nda dünkü tarihli bir kayıt var. Bu neyin kaydı, hangi tedarikçinin faturasını bekliyoruz?"

ERP öncesi bir şirkette bu sorunun cevabı, klasörlerde irsaliye ve sipariş fişi aramak demekti. SAP'de ise birkaç tıklama: muhasebe kaydını aç, kaynağı olan mal girişine git, oradan siparişe ve tedarikçiye ulaş. Bu mümkün, çünkü SAP'de hiçbir belge yalnız değildir. Her belge, kendisini doğuran bir önceki belgenin numarasını taşır. Bu derste bu zinciri uçtan uca izleyeceğiz.

Satınalmadan ödemeye zincir

Satınalma sürecinin tamamına satınalmadan ödemeye (procure-to-pay, P2P) denir. Her adımda bir belge doğar:

Ödeme adımı muhasebenin (FI) işidir ve bu kursun simülatöründe yer almaz; biz siparişten faturaya kadar olan kısmı izleyeceğiz.

Numaralar konuşur

Her belge türü kendi numara aralığından (number range) numara alır. Numaraya bakarak belgenin ne olduğunu çoğu zaman tahmin edebilirsin:

Bu aralıklar birçok SAP sisteminde görülen tipik değerlerdir ama her şirket kendi aralıklarını özelleştirmede belirleyebilir. Senin sandbox'ındaki numaralar da sana özeldir; bu yüzden derslerde belirli bir numara vermiyoruz, bulmanın yolunu gösteriyoruz. Malzeme ve muhasebe belgelerinin numarası yılla birlikte anlam kazanır: MB03'te belge numarasının yanında "/ 2026" gibi mali yılı görürsün.

Zincirin halkaları

1. Satınalma siparişi. Tedarikçiye verilen resmi sözdür; henüz ne stok ne de muhasebe değişir. Siparişin her kalemi, kendisine karşı yapılan tüm mal girişlerini ve faturaları sipariş geçmişinde (purchase order history) biriktirir. Zincirde gezinmenin başlangıç noktası çoğu zaman burasıdır.

2. Mal girişi ve malzeme belgesi. Depo, malı MIGO ile siparişe referansla teslim alır (hareket türü 101). Bir malzeme belgesi (material document) oluşur ve stok artar. Belgenin her kaleminde sipariş numarası ve kalemi yazılıdır.

3. Muhasebe belgesi (WE). Stok miktarıyla birlikte stok değeri de arttığı için sistem aynı anda otomatik bir muhasebe belgesi kaydeder. 200 adet üniversal motor, adedi 1.865 TL'den teslim alınmış olsun:

BSX stok hesabını, WRX ise mal/fatura ara hesabını (GR/IR clearing account) temsil eder. GR/IR, "malı aldık ama faturası henüz gelmedi" durumunu tutan geçici bir borç hesabıdır. Hesapları kullanıcı seçmez: sistem, hareket türüne ve malzemenin değerleme sınıfına göre otomatik belirler. Ambalaj malzemesinde stok hesabı 15000100 Ambalaj Malzemeleri olur.

4. Fatura ve muhasebe belgesi (RE). Tedarikçinin faturası gelince muhasebe MIRO ile siparişe referansla kaydeder. Sistem sipariş fiyatını, teslim alınan miktarı ve faturayı karşılaştırır; buna üçlü eşleşme (three-way match) denir. Bir fatura belgesi ve onunla birlikte RE türünde bir muhasebe belgesi oluşur:

Mal girişinde alacağa yazılan 373.000 TL, faturada borca yazılır ve GR/IR hesabı bu sipariş için sıfırlanır. Artık borç gerçek tedarikçi hesabındadır ve ödeme bekler. Fatura fiyatı siparişten farklıysa fark stok veya fiyat farkı hesabına gider, büyük farklarda fatura ödemeye bloke edilir. Bunları MM modülündeki fatura doğrulama dersinde işleyeceğiz.

Belgeler arasında nasıl gezilir?

Simülatörde belgeler birbirine bağlantılarla bağlıdır:

Her bağlantı yeni ekranı çağrılan ekran olarak açar; F3 seni bir önceki belgeye geri götürür. Zincirde istediğin yönde gezebilirsin.

Uygulama: zinciri takip et

Önce teslim alınmış ve faturalanmış eski bir sipariş bulalım. En yeni siparişlerin malı henüz gelmemiş olabilir; onların sipariş geçmişi boştur.

1. ME2N işlemini aç. Satıcı alanını boş bırak (ya da F4 ile bir tedarikçi seç), kapsam "Tümü" kalsın ve F8 ile yürüt.
2. Belge tarihi başlığına bir kez tıkla: en eski siparişler en üste gelir. "Teslim edilecek" ve "Faturalanacak" sütunlarında 0 yazan bir satır seç; bu kalem tamamen teslim alınmış ve faturalanmıştır.
3. O satırdaki mavi sipariş numarasına tıkla. Sipariş ME23N'de açılır (görevin ilk adımı). Başlıkta satıcıyı ve belge tarihini gör. Durum sekmesinde sipariş edilen, teslim alınan ve faturalanan tutarları, siparişi kimin yarattığını incele.
4. Kalem genel görünümü tablosunda bir kalem satırına tıkla. Altta o kalemin ayrıntı alanı açılır; başlığında kalem numarası ve malzeme yazar (ör. "Kalem 10 RM-MOTOR-UNI").
5. Sipariş geçmişi sekmesine tıkla. "WE (mal girişi)" satırları mal girişlerini, "RE (fatura)" satırları faturaları gösterir. Birden fazla WE satırı görürsen tedarikçi malı iki parti hâlinde teslim etmiş demektir.
6. Bir WE satırındaki mavi belge numarasına tıkla. Malzeme belgesi MB03'te açılır (ikinci adım). Kullanıcının DEPO.MURAT, işlemin MIGO olduğunu; irsaliye numarasını, hareket türü 101'i, depo yerini ve tutarı gör.
7. Uygulama araç çubuğundaki Muhasebe belgeleri… düğmesine tıkla. Muhasebe belgesi FB03'te açılır (üçüncü adım). Belge türü "WE – Mal girişi"dir: stok hesabı borç (BSX), 32900001 GR/IR alacak (WRX). Alttaki toplam satırında "belge dengede" yazdığını gör. Atama sütununda malzeme ve miktar, GR/IR satırında ayrıca sipariş numarası durur.
8. Meraklısı için: F3 ile iki kez geri dönerek siparişe ulaş, bu kez bir RE satırına tıkla. Fatura belgesi MIR4'te açılır; oradaki "Muhasebe belgesi ..." düğmesiyle faturanın RE kaydını gör ve GR/IR hesabının bu kez borca yazıldığını kontrol et.

Bu bağlantılar nerede saklanıyor?

Ezberlemen gerekmez, ama SAP danışmanlarının ağzından sık duyacağın birkaç tablo adı:

• EKKO / EKPO: satınalma siparişinin başlığı ve kalemleri; EKBE: sipariş geçmişi.
• MATDOC: S/4HANA'da tüm malzeme belgelerinin tutulduğu tek tablo. Eski sürümlerdeki MKPF ve MSEG tablolarının yerini aldı; stok miktarları da artık bu tablodan anlık hesaplanır.
• ACDOCA: S/4HANA'nın "evrensel yevmiye" (Universal Journal) tablosu. Genel muhasebe, maliyet muhasebesi ve stok değerlemesi satırları tek tabloda durur. Her satır malzeme, miktar ve sipariş numarası gibi lojistik bilgileri de taşır; FB03'teki Atama sütununda gördüğün bilgiler buradan gelir.
• RBKP / RSEG: fatura belgesinin başlığı ve kalemleri.

Neden bu kadar önemli? İzlenebilirlik ve denetim

Bilançodaki her rakam, onu doğuran belgeye kadar geri izlenebilmelidir. Buna denetim izi (audit trail) denir. SAP'de her belge kimin, ne zaman kaydettiğini ve hangi belgeye dayandığını saklar.

Bu yüzden kayıtlı bir mal girişi veya muhasebe belgesi silinmez. Hata varsa iptal belgesiyle düzeltilir: 101 mal girişinin iptali 102 hareketiyle, faturanın iptali MR8M ile yapılır. Böylece hem hata hem düzeltmesi kayıtta kalır ve iz kopmaz.

İzlenebilirlik ay sonu işlerinde de hayat kurtarır. GR/IR hesabında kalan bakiye, ya faturası gelmemiş bir mal girişini ya da malı gelmemiş bir faturayı gösterir. ME2N'deki "RE101 – Faturalanacak" ve "WE101 – Teslim edilecek" seçimleri, bu bakiyelerin hangi siparişlerden geldiğini bulmanın en hızlı yoludur.