Malzeme ana verisi ve görünümler

Bir malzeme, altı departman

Fabrikamızdaki kablo demetini (RM-KABLO) düşün. Çamaşır makinesinin içinde, kontrol kartını motora, pompaya ve valfe bağlayan o kablo grubu. Bu küçük parça hakkında şirketteki herkesin bilmek istediği farklı bir şey vardır:

• Satınalma: Kimden alıyoruz, hangi satınalmacı sorumlu?
• Planlama: Ne zaman sipariş vermeliyiz, elde en az kaç adet durmalı?
• Depo: Hangi depoda duruyor, kaç adet var?
• Muhasebe: Bir adedinin değeri ne, stok hangi hesapta izleniyor?
• Kalite: Girişte muayene gerekiyor mu?

ERP öncesinde bu bilgiler beş ayrı listede dururdu. SAP'de ise hepsi tek bir kayıtta toplanır: malzeme ana verisi (material master). Malzeme numarası (RM-KABLO) bu kaydın anahtarıdır. Sipariş, mal girişi, üretim siparişi, fatura... malzemeye dokunan her belge bu numarayı kullanır ve gereken bilgiyi ana veriden okur.

Malzeme türü: her şeyin başlangıcı

Yeni bir malzeme yaratırken ilk verdiğin karar malzeme türüdür (material type). Tür, malzemenin şirketteki "rolünü" anlatır ve arka planda pek çok şeyi belirler. Marmara Ev Aletleri'nde altı tür kullanılıyor:

Malzeme türü şunları belirler:

• Hangi görünümlerin açılabileceği. Hammaddenin satış görünümü olmaz, çünkü hammaddeyi satmayız. Mamulün ise satınalma görünümü yoktur, çünkü onu kendimiz üretiriz.
• Varsayılan değerleme sınıfı. Stok değerinin muhasebede hangi hesaba yazılacağını belirleyen anahtar. ROH için 3000, yani "İlk Madde ve Malzeme" hesabı.
• Varsayılan fiyat kontrolü. S (standart fiyat) mı, V (hareketli ortalama fiyat) mı? Bunu bir sonraki derste ayrıntılı göreceğiz.
• İzin verilen tedarik türü. Hammadde yalnızca dışarıdan satın alınır (F), mamul şirket içinde üretilir (E).

Görünümler: her departmanın kendi sayfası

Malzeme ana verisi tek bir uzun form değildir. Departmanlara göre görünümlere (views) bölünmüştür. Her görünüm bir sekme gibidir ve genellikle o işin sahibi olan departman tarafından doldurulur:

Gerçek SAP'de görünümler daha fazladır (MRP 3, MRP 4, Satış: genel/tesis, Dış ticaret, Muhasebe 2...). Simülatör en çok kullanılanları gösterir; mantık aynıdır.

Organizasyon seviyesi neden önemli?

Tablodaki son sütun kritik. Bazı bilgiler şirketin her yerinde aynıdır: kablo demetinin adı, adetle sayılması, elektrik grubuna ait olması. Bunlar mandant seviyesinde tutulur ve bir kez girilir.

Bazı bilgiler ise yere göre değişir. Manisa fabrikası (tesis 1100) kablo demetini MRP ile planlayıp 7 günde tedarik edebilir. İstanbul dağıtım merkezi (tesis 1200) aynı parçayı hiç stoklamayabilir. Bu yüzden satınalma, MRP ve muhasebe görünümleri tesis seviyesinde tutulur. Depodaki stok bilgisi ise bir alt seviyede, depo yerinde durur.

Pratikte bunun anlamı şudur: malzemeyi yaratırken hangi tesis ve depo yeri için görünüm açtığını da söylersin. Aynı malzemeyi sonradan başka bir tesise "genişletmek" (extend) mümkündür: temel veri zaten vardır, yalnızca yeni tesisin görünümleri eklenir.

İki temel kavram: temel ölçü birimi ve mal grubu

Temel ölçü birimi (base unit of measure), stoğun tutulduğu birimdir. Kablo demeti adet (ST, Türkçe ekranda ADT) ile sayılır, DKP sac rulo kilogram (KG) ile, hidrolik yağ litre (L) ile. Stok, değerleme ve tüm miktar hesapları bu birimde yapılır. Malzemede hareket olduktan sonra temel ölçü birimini değiştirmek neredeyse imkânsızdır, bu yüzden ilk seferde doğru seçilmelidir.

Mal grubu (material group) ise benzer malzemeleri bir araya toplayan sınıflandırmadır: MET (metal/sac), ELK (elektrik/elektronik), PLS (plastik/kauçuk), AMB (ambalaj) gibi. Satınalma raporları ("Bu yıl elektronik parçalara ne kadar harcadık?") ve satınalma grubunun belirlenmesi büyük ölçüde mal grubuna dayanır.

Uygulama: MM03 ile üç malzemeyi karşılaştır

Şimdi teoriyi ekranda görelim. Üç farklı türden malzemeyi açıp sekmelerini karşılaştıracaksın.

1. Mamul: WM-7000

1. Komut alanına MM03 yaz ve Enter'a bas (ya da MM03 düğmesine tıkla).
2. Malzeme alanına WM-7000 yaz. Tesis 1100 olarak dolu gelir. Enter'a bas.
3. Sekmelere bak: Temel veri 1, Satış, MRP 1, MRP 2, İş planlama, Kalite yönetimi, Muhasebe 1, Maliyetlendirme, Depo yeri stoğu. Satınalma sekmesi yok, çünkü makineyi biz üretiyoruz.
4. MRP 2 sekmesinde tedarik türünün E (şirket içi üretim) olduğunu, Muhasebe 1 sekmesinde fiyat kontrolünün S ve standart fiyatın 12.850,00 TL olduğunu gör.
5. F3 ile ilk ekrana dön.

2. Hammadde: RM-KABLO

1. Aynı ekranda malzemeyi RM-KABLO olarak değiştirip Enter'a bas.
2. Bu kez Satınalma sekmesi var, Satış sekmesi yok. Satınalma sekmesinde satınalma grubu 102 (Elektrik ve Elektronik, Mehmet Kaya) ve altta bu malzemenin bilgi kayıtları listelenir: kablo demetini Teknokart Elektronik'ten alıyoruz.
3. MRP 1 sekmesinde MRP tipi PD, parti büyüklüğü EX (partiden partiye), yuvarlama değeri 50; MRP 2 sekmesinde planlanan teslim süresi 7 gün ve emniyet stoğu 80 adet.
4. Muhasebe 1 sekmesinde değerleme sınıfı 3000, fiyat kontrolü V. Fiyat, son mal girişlerine göre değişmiş olabilir; hareketli ortalama fiyatın anlamı da tam olarak budur.
5. Depo yeri stoğu sekmesinde stoğun 0001 (Hammadde Deposu) ve 0002 (Hat Besleme) arasında nasıl dağıldığını gör.

3. Yedek parça: SP-RULMAN-PRES

1. Malzemeyi SP-RULMAN-PRES (pres ana mil rulmanı) yapıp Enter'a bas.
2. Sekmeler daha az: Temel veri 1, Satınalma, MRP 1, MRP 2, Muhasebe 1, Depo yeri stoğu.
3. MRP 1 sekmesinde MRP tipi VB (yeniden sipariş noktası) ve yeniden sipariş noktası 2. Yani stok 2 adede inince yeniden sipariş verilir. Parti büyüklüğü FX, sabit parti miktarı 2.
4. Muhasebe 1 sekmesinde değerleme sınıfı 3040 (Yedek Parçalar). Aynı "stok" kavramı, farklı bir muhasebe hesabı.